Resiko Pada Proyek Teknologi Informasi

Pada dasarnya setiap kegiatan/aktifitas pasti mengandung risiko sehingga pengendalian pada hakekatnya diimplementasikan untuk menghindari terjadinya risiko tersebut. Hal ini tidak hanya terjadi pada operasi organisasi tetapi juga pada kehidupan manusia sehari-hari.

Merupakan suatu hal yang sering terjadi, bila suatu organisasi/ institusi tidak menyadari kondisi membahayakan tersebut. Hal tersebut karena kebiasaan untuk menyadari bahwa suatu kondisi/ kejadian merupakan bahaya bila kondisi atau kejadian tersebut telah terjadi.

Selama ini kita selalu menyandarkan diri pada apa yang dimaksudkan sebagai pengendalian (control), dan hampir selalu merasa yakin apabila terdapat pengendalian maka segala sesuatu akan berjalan sebagaimana mestinya. Kondisi tersebut tidak selamanya benar, sebab disamping masalah tersebut dilaksanakan/tidaknya suatu pengendalian, maka akan timbul pula masalah mengenai efektivitas pengendalian yang diterapkan tersebut.

Seperti diketahui, teknologi komputer telah berkembang amat pesat. Seperti Badan Usaha Milik Negara/Daerah, Instansi Pemerintahan Pusat/Daerah, juga dengan masyarakat umum cenderung untuk menyandarkan diri pada sistem informasi yang berbasis komputer untuk menyatakan hasil dari pelaksanaan program/kegiatan mereka.

Sebagai konsekuensi dari kondisi tersebut, timbul pertanyaan mengenai keterandalan (reliability) data/ informasi yang diungkapkan sebagai laporan keuangan atau laporan manajemen yang menyatakan hasil kegiatan yang telah dicapai suatu organisasi. Tidak mungkin suatu informasi dapat dikatakan andal atau valid bila sumber data dan pengolahannya tidak juga andal dan valid.

Secara generik tahapan pengembangan infrastruktur teknologi informasi seharusnya mengakomodir tahapan-tahapan berikut ini :

* Menentukan cakupan proyek (scoping)

Tahapan scoping dijalankan untuk mengensli permasalahan yang terjadi di dalam unit kerja atau suatu perusahaan. Obyektif dan tujuan serta requirement teknis disusun setelah permasalah ditemukan disertai membandingkan kondisi eksisting dengan kondisi ideal yang diidamkan. Sebuah project plan yang memuat rincian kondisi ideal yang diinginkan, desain arsitektur sistem, prakiraan alokasi waktu pengembangan, besaran dana yang disediakan bagi kegiatan pengembangan tersebut, serta dukungan internal maupun eksternal yang diperlukan – diharapkan dapat dituangkan ke dalam suatu dokumen yang disepakati bersama antara manajemen perusahaan dan user yang dalam kontek ini sekaligus bertindak sebagai pengembang infrastruktur.

Dokumen kesepakatan cakupan pengembangan inilah yang selanjutnya menjadi rujukan dalam kegiatan pengembangan, dokumen ini sering disebut dengan Vision Scope Document

Peran manajemen perusahaan memiliki andil terbesar di dalam penentuan cakupan proyek yang akan dijalankan, hal ini terkait dengan otorisasi manajemen perusahaan dalam menentukan kebijakan penggunaan sumber daya perusahaan, penentuan visi dan misi perusahaan serta bertanggung jawab dalam penggunaan anggaran perusahaan.

* Melakukan analisis

Kesepakatan cakupan proyek selanjut dijabarkan dalam suatu kegiatan analisis kondisi eksisting, penentuan kondisi ideal yang disertakan dalam penyusunan tahapan-tahapan yang akan dilalui dalam implementasi selanjutnya. Gap kondisi eksisting dan kondisi ideal tersebut yang nantinya akan dieliminasi melalui pengembangan sistem yang sedang direncanakan tersebut.

Kemampuan sistem yang akan dibangun, didefinisikan pada tahapan ini. Skenario pengembangan disusun dengan mempertimbangkan sasaran yang akan dicapai serta tak lupa mempertimbangkan besaran mandays serta budget yang akan di alokasikan untuk merampungkan proyek pengembangan sistem yang diinginkan.

Kadangkala proses bisnis eksisting dianalisis ulang untuk memastikan bahwa sistem yang akan dikembangkan relevan dan mengakomodir kebutuhan internal perusahaan serta jauh dari kontra produktif dengan logical flow operasional perusahaan yang selama ini sudah mapan.

Metode selfsourcing lebih mengedepankan kemandirian dalam pengembangan infrastruktur teknologi informasi, dalam hal ini selfsourcing menuntut user (yang sekaligus juga pengembang ini) untuk lebih peka dan cerdik melakukan analisa terhadap kebutuhan, deliverable serta pentahapan yang akan diraihnya.

Obyektif dari pelaksanaan analisis ini antara lain :

– Menemukenali permasalahan teknis dan non teknis yang harus dipecahkan melalui pengembangan sistem informasi ini

– Mendefinisikan skala kebutuhan dan kapabilitas pemanfaatan teknologi untuk memenuhi kebutuhan bisnis di lingkungan user tersebut

– Mereka-reka kondisi ideal yang ingin dicapai dengan adanya sistem informasi yang akan dibangun ini

– Mendefinisikan nilai tambah dengan adanya kegiatan pembangunan sistem informasi dimaksud

Kegiatan analisis juga dilakukan atas resiko yang mungkin akan muncul di dalam penyelesaian proyek tersebut serta pasca implementasinya (operasional). Risk analysis mencakup berbagai hal teknis maupun non teknis yang diperlukan di dalam pengerjaan proyek pengembangan sistem teknologi informasi yang dimaksud. Dengan pendefinisian resiko di awal proyek, diharapkan akan meningkatkan derajat kehati-hatian pelaksana proyek sekaligus menjadi quality control bagi pengawas proyek dalam melakukan penilaian terhadap pelaksanaan proyek.

* Melakukan implementasi

Realisasi pelaksanaan proyek dilakukan pada tahapan implementasi. Hasil akhir dari tahapan implementasi adalah final system (atau sering disebut dengan completed system) yang secara harafiah adalah berupa sistem teknologi informasi dengan kemampuan lengkap dengan cacat produksi yang telah diminimasi. Dalam beberapa referensi metodologi pengembangan perangkat lunak membatasi tahapan implementasi dengan memasukan proses pengkodean (programming), pengujian (testing) dan instalasi menjadi bagian dari tahapan ini. Beberapa referensi lain menambahkan proses edukasi (user education) dan publikasi (promoting) turut menjadi bagian dari tahapan ini. Apapun batasannya, namun penulis lebih menganut suatu pemahaman bahwa tahapan implementasi memiliki keterkaitan keseluruhan proses yang disebutkan di atas, dan hasil batasan akhir dari tahapan implementasi adalah keluaran proyek yang benar-benar siap untuk dioperasikan. Dan kembali kepada topik tulisan ini mengenai selfsourcing, sebuah pertanyaan singkat terlintas: masih perlukan proses edukasi dan publikasi dijalankan – dan jawabannya adalah ya, karena bagaimanapun juga sosialisasi sistem kepada khalayak pengguna menjadi perlu dilakukan, hal ini terkait dengan pembiasaan user atas sistem teknologi informasi yang baru dikembangkan.

Keluaran dari tahapan implementasi dituntut untuk menjadi sebuah sistem yang mature dengan memiliki derajat flexibility, interoperability dan performance yang tinggi. Bagaiman membuktikan bahwa sistem teknologi informasi yang dikembangkan telah memenuhi kriteria tersebut? Salah satu cara adalah dengan : memakainya !

Pada lingkungan perusahaan yang menuntut akurasi sistem secara prima (misalnya: perbankan, rumah sakit, perusahaan telekomunikas, dan instansi pengolahan data) , proses pembuktian kesiapan sistem menjadi lebih komplek dan mempertimbangkan lebih banyak aspek sebelum akhirnya sistem tersebut dinyatakan benar-benar siap untuk dioperasikan.

Keterlibatan pihak lain untuk pembuktian derajat flexibility, interoperability dan performance dalam beberapa kasus pengembangan sistem menjadi sangat diperlukan. Beberapa expert dibidang tersebut biasanya menguasai hal-hal teknis spesifik yang dipersyaratkan dalam melakukan pengujian atas ketiga aspek di atas. Dan sudah menjadi kompetensi mereka pula untuk mampu menyediakan solusi teknis atas hambatan dan kendala yang ditemui oleh pengembang sistem.

Bila diperlukan, pengembang sistem yang dalam hal ini juga menjadi calon pengguna sistem dimaksud dituntut untuk lebih terbuka kepada rekanan yang ditunjuk dalam melakukan pengujian atas ketiga aspek di atas. Parallel process dengan tetap menjalankan proses eksisting parallel dengan menjalankan sistem yang baru selama tengat waktu tertentu – diharapkan dapat memberi bukti otentik sejauh mana ketiga aspek: flexibility, interoperability dan performance dapat diwujudkan. Dan satu hal yang terpenting dengan metodologi selfsourcing ini, tingkat kepekaan user dalam menemukan kelemahan sistem yang dikembangkan “sedikit” berkurang – hal ini tak lain dan tak bukan karena logika berfikir user tersebut sama dengan pengembang sistem.

*  Menjalankan fungsi support

Sistem teknologi informasi yang diinginkan telah “terpasang”, apakah semuanya sudah selesai? Infrastruktur teknologi informasi membutuhkan kegiatan pemeliharaan dan pengawasan yang telaten dan akurat. Learning system kira-kira begitu sebutannya untuk mendeskripsikan sebuah sistem yang senantiasa tumbuh berkembang seiring dengan pemanfaatannya dalam kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Bukan tidak mungkin dengan makin seringnya infrastruktur sistem informasi tersebut dipergunakan, maka tuntutan user pada sistem tersebut juga berubah (atau meningkat). Fungsi support diperlukan dalam pengoperasian sistem yang baru dikembangkan, hal tersebut untuk mengatasi kebutuhan teknis maupun non teknis antara lain seperti: bug finding, help desk, administering, security dan audit, patching, maupun upgrade.

Walaupun dikembangkan dengan menganut metodologi selfsourcing,namun penunjukan person yang bertindak sebagai help desk dan berperan dalam memberikan technical assistance masih tetap diperlukan.

Sisi Positif Selfsourcing

Sisi positif selfsourcing dapat dipahami dengan melihat berbagai aspek yang mempengaruhi tahapan pengembangan dari kegiatan menentukan cakupan proyek hingga menjalankan fungsi support.

* Requirement dapat dipahami secara jelas

Selfsourcing mengedepankan peran user dalam menentukan obyektif dan sasaran pengembangan infrastruktur sistem informasi. Knowledge dan expertise yang terdapat di dalam benak user menjadi lebih mudah diartikulasikan ke dalam tahapan-tahapan pengembangan. Celah-celah kekurangan dari sistem teknologi informasi yang diinginkan dapat lebih diminimasi dengan asumsi bahwa user yang sekaligus pengembang sistem sangat memahami seluk beluk permasalahan yang dialaminya selama ini. User yang terdiri atas kelompok pekerja masing-masing memiliki ekspektasi yang nyaris sama atas sistem yang akan dibangun, variasi keinginan dari masing-masing user seringkali memperkaya khasanah sistem yang akan dikembangan dan kondisi ini lebih mendorong munculnya sebuah sistem yang rock solid dan aplikatif. Dengan ekspektasi yang relatif sama, sekelompok user diharapkan dapat melakukan fungsi kontrol atas sistem teknologi informasi yang telah dikembangkan dengan membandingkan antara hasil dan ekspektasi yang ada di dalam benaknya.

* Meningkatkan partisipasi dan rasa memiliki pada infrastruktur yang dikembangkan

Sistem teknologi informasi yang dibangun dari permasalah mendasar pada akar rumput (grass root) cenderung akan menjadi sebuah sistem yang langgeng dan aplikatif. Selain memberi kebanggaan tersendiri bagi user sekaligus pengembang sistem dimaksud, sang pengguna biasanya lebih “care” dan lebih “toleran” terhadap performansi dari sistem tersebut. Munculnya rasa memiliki di kalangan user, meningkatkan derajat apresiasi dan kewaspadaan didalam pemeliharaan dan pengoperasian sistem teknologi informasi yang dimaksud.

* Relatif mempercepat tahapan pengembangan

Dengan mekanisme selfsourcing terjadi reduksi waktu yang diperlukan untuk mendisposisikan tanggung jawab pengembangan ke pihak lain. Reduksi waktu dan effort dapat dirasakan dari tahapan pendefinisian cakupan proyek hingga tahapan akhir siklus pengembangan teknologi secara selfsourcing. Dalam beberapa kasus pengembangan dimana user telah memahami metodologi pentahapan (versioning) dari pengembangan sebuah sistem, siklus pengembangan dapat dirancang lebih singkat dengan melakukan pentahapan (pengembangan versi sistem) di dalam penambahan kemampuan dari sistem yang dibangun.

* Cost cutting

Bila sistem teknologi informasi dikembangkan sendiri secara selfsourcing, apakah masih diperlukan adanya biaya ? Biaya pengembangan masih tetap diperlukan, namun budget yang sedianya dialoasikan untuk “mandays” tenaga pengembang, dalam selfsourcing budget ini dapat dimanfaatkan untuk pos anggaran lainnya. Dapat dibayangkan reduksi yang dapat dilakukan bila sebuah proyek pengembangan dilakukan secara outsourcing atau turnkey project, apalagi pada proyek dengan skala besar.

Dokumentasi syarat mutlak pengembangan selanjutnya

Bila maksud pengembangan sebuah sistem teknologi informasi agar dapat dikembangkan pada masa mendatang, maka satu hal yang tidak boleh terlupakan adalah dokumentasi dari tahapan pengembangan itu sendiri. Adalah benar bahwa ide pengembangan selfsourcing berada di dalam benak masing-masing user saat ini, namun dokumentasi di dalam tahapan-tahapan pengembangan menjadi satu hal mutlak yang tidak boleh terlupakan.

Kegiatan dokumentasi sendiri menjadi bagian dari setiap tahapan pengembangan sistem informasi, dan pada akhir pelaksanaan proyek kumpulan dari catatan yang dilakukan selama pengembangan sistem informasi menjadi penting untuk disatukan.

Catatan proyek menjadi refensi bagi siklus pengembangan selanjutnya, sekaligus menjadi acuan bagi para pengembang sistem informasi tersebut kelak.

Selfsourcing: ya atau tidak

Pertanyaan mudah mengenai selfsourcing, dan jawaban yang sangat situasional menjadi pelengkap dari paparan ini. Sisi baik dengan metodologi pengembangan sistem teknologi informasi secara selfsourcing ini antara lain :

<!– /* Style Definitions */ p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal {mso-style-parent:””; margin:0in; margin-bottom:.0001pt; mso-pagination:widow-orphan; font-size:12.0pt; font-family:”Times New Roman”; mso-fareast-font-family:”Times New Roman”;} @page Section1 {size:8.5in 11.0in; margin:1.0in 1.25in 1.0in 1.25in; mso-header-margin:.5in; mso-footer-margin:.5in; mso-paper-source:0;} div.Section1 {page:Section1;} –>
/* Style Definitions */
table.MsoNormalTable
{mso-style-name:”Table Normal”;
mso-tstyle-rowband-size:0;
mso-tstyle-colband-size:0;
mso-style-noshow:yes;
mso-style-parent:””;
mso-padding-alt:0in 5.4pt 0in 5.4pt;
mso-para-margin:0in;
mso-para-margin-bottom:.0001pt;
mso-pagination:widow-orphan;
font-size:10.0pt;
font-family:”Times New Roman”;}

* Lower the cost of owning technology

Pemanfaatan internal human resource dalam kegiatan pengembangan sistem teknologi informasi, dipercaya dapat memangkas berbagai biaya yang muncul bila hal ini dilakukan secara outsourcing maupun turn key project. Dalam skenario selfsourcing, komponen mandays pengembang biasanya dinegasikan- hal ini karena proses pengembangan dilakukan secara swadaya. Pentahapan implementasinya pun dapat disesuaikan dengan kesiapan user sendiri dan tak lupa pula disesuaikan dengan besarnya budget dan komitmen manajemen perusahaan akan hal ini.

* Improve reaction of unplanned events

Munculnya requirement baru sangat mungkin terjadi seiring dengan proses implementasi teknologi informasi dimaksud. Respon atas perubahan requirement menuntut peran serta aktif user dan pengembangan sistem teknologi informasi yang telah ada saat ini, metode selfsourcing memungkinkan sebuah respon yang “lebih cepat” atas perubahan requirement di atas. Untuk setiap perubahan minnor, mungkin dapat dilakukan secara seketika, dan untuk perubahan mayor yang membutuhkan proses reengineering, siklus rekayasanya menjadi lebih cepat direalisasikan.

* Create scalable and realiable technology solutions

User yang memiliki ide pengembangan, user yang memahami permasalahan riil di lingkungan unit kerjanya, dan akhirnya user pula yang menentukan pilihan teknologi yang dianggap mampu “menjawab” kebutuhan yang dihadapinya saat ini. Berangkat dari kebutuhan riil user , kecenderungan yang sering terjadi adalah munculnya sebuah solusi yang “benar-benar mengakar” pada permasalahan teknis di lapangan.

* Improve information technology competencies

Kompetensi user semakin terasah dengan adanya “benturan” permasalahan pengembangan sistem teknologi informasi dimaksud. User semakin peka dalam menyimak kebutuhan yang menjadi tuntutan unit kerjanya, dan user semakin berpengalaman dalam mendefinisikan solusi yang sesuai dengan kebutuhannya tersebut.

Namun bukan berarti bahwa pengembangan sistem teknologi informasi secara selfsourcing jauh dari resiko dan kendala. Beberapa resiko dan kendala yang menghadang dengan metodologi pengembangan sistem teknologi informasi secara selfsourcing ini antara lain :

* Kurangnya pemahaman user dalam tahapan pengembangan, menghasilkan sistem yang kurang memenuhi spesifikasi yang ditetapkan sebelumnya atau mengalami distorsi dalam pelaksanaannya.

* Selfsourcing merupakan inisiatif sektoral dari sebuah unit kerja dalam lingkungan perusahaan, kolaborasi dan komunikasi yang kurang transparan antara pengembang sistem dengan pengelola infrastruktur teknologi informasi perusahaan akan menyebabkan sistem teknologi informasi yang telah dikembangan “terkucil” karena tidak dapat diintegrasikan dengan sistem eksisting

* Minimnya upaya dokumentasi dan dukungan ekternal (baik pengelola infrastruktur teknologi informasi maupun unit lain), menyebabkan sistem informasi yang dikembangkan “berumur pendek”

Dan akhirnya pilihan untuk menentukan selfsourcing atau tidak hendaknya mempertimbangkan berbagai aspek dan faktor di atas. Karena bagaimanapun juga sistem teknologi informasi yang dikembangkan merupakan bagian dari investasi perusahaan dan hal ini menuntut pertimbangan yang lebih cerdik dalam pelaksanaanya.

* Melakukan desain sistem

Dalam metodologi selfsourcing, user adalah pemilik ide pengembangan, user pulalah yang mendefinisikan rencana kebutuhan dari sistem teknologi informasi yang diinginkannya. Detil dari sasaran pengembangan yang akan dilakukan diwujudkan dalam bentuk detil desain sistem yang nantinya akan dibangun. Artikulasi rencana kebutuhan dan kemampuan sistem perlu di detilkan menjadi desain teknis sistem yang secara rinci dan seksama memuat keseluruhan fitur dan layanan yang akan dibangun. Walaupun selfsourcing mengutamakan peran user sebagai calon pemakai sekaligus pengembang sistem, namun dalam realisasinya tanggung jawab ganda tersebut sangat sulit dilaksanakan tanpa melibatkan pihak lain dalam menyusun dokumen desain sistem yang diinginkan. Pada gilirannya, user masih membutuhkan keterlibatan seorang system analyst , database administrator, network administrator maupun konsultan manajemen untuk menyusun dokumen detail desain bagi sistem tersebut. Metodologi selfsourcing mendorong user untuk dapat berperan lebih dominan dengan tidak menegasikan peran pihak lain dalam pengembangan suatu proyek (hal ini bertolak belakang dengan metode outsourcing).

Dokumen detail desain yang dimaksud disini diharapkan sudah memuat berbagai hal berikut ini:

– Arsitektur dan data flow dari sistem yang akan dikembangkan (dapat berupa Data Flow Diagram, Flow chart, pseudo code, Logical design dan lain-lain)

– Desain database yang dipakai didalam sistem tersebut

– Desain interface (misalnya: desain tampilan halaman login, halaman depan sistem, layout help filenya, menu list, visualisasi riil sistem yang akan dibangun, dan lain-lain).

– Feature list dan interoperability satu module/ sub module yang membangun sistem tersebut

– Deployment scenario yang berisi scenario integrasi antar module/sub module , sistem yang baru dikembangkan dengan sistem eksisting, hingga tata cara menginstalasi sistem tersebut pada lingkungan kerja yang sama sekali baru.

Dokumen desain infrastruktur teknologi informasi yang dihasilkan hendaklah memiliki karakteristik sebagai berikut:

– Technological independence

Dengan tidak menggantungkan pada suatu platform teknologi, sebuah solusi relatif lebih mudah untuk direalisasikan, dan pada beberapa kondisi desain sistem dengan karakteristik technological independence ini relatif lebih murah untuk diimplementasikan serta lebih realistik untuk mulai diimplementasikan.

– Reduced complexity

Proses menemukenali permasalahan teknis dan non teknis telah dilakukan pada tahapan analisis, kegiatan desain diharapkan mampu menguraikan simpul ketidakjelasan di dalam sistem teknologi yang akan dibangun. Dokumen desain menjadi penjelas bagi pengembang sistem untuk mengembangkan fitur dan kemampuan sistem yang akhirnya dapat menjadi solusi bagi kebutuhan user.

– Focus on structure

Kegiatan desain yang dilakukan hendaknya dimulai dari proses pendefinisian kemampuan bagian terkecil dari suatu sistem hingga bagian sistem secara utuh (misalnya:per thread (sub proses), proses, modul, sub sistem hingga sistem).

Kegiatan desain juga diharapkan mampu memberi gambaran yang detil mengenai sistem kerja masing-masing bagian sistem tersebut dan inteoperabilitas dengan bagian-bagian lain untuk membentuk kinerja sistem secara utuh.

Selfsourcing tidak mengesampingkan metode Prototyping didalam kegiatan desain yang sedang dilakukan. Dalam beberapa kasus pengembangan, Prototyping bahkan menjadi syarat mutlak sebelum sistem yang diinginkan (final system) diimplementasikan pada intranet perusahaan tersebut atau dioperasikan secara live. Prototyping dalam kegiatan desain sistem dapat dilakukan mengembangkan miniature sistem pada closed network tersendiri (misalnya: di dalam laboratorium), atau melalui proses kalkulasi empiris dengan mengujicobakan berbagai variable masukan pada beberapa parameter sistem dari perangkat simulasi berupa software.

Prototyping bagimanapun bentuknya dipercaya akan mampu memberikan gambaran yang mendekati riil dari sistem yang akan dikembangkan, dan bukan tidak mungkin melalui kegiatan Prototyping seperti dimaksud akan meningkatkan experience dari user yang dalam hal ini bertindak sekaligus sebagai pengembang sistem. Contoh riil dari kondisi ini adalah memberi gambaran bagi pengembang sistem, bahwa prakiraan logical flow yang dikembangkannya memiliki kekurangan maupun kelebihan, sekaligus membuktikan bahwa prakiraan kebutuhan perangkat lunak maupun perangkat keras sudah mampu menghasilkan performansi sistem seperti yang diharapkan.

Advertisements
By Denny Abdul Basit Posted in KuLiah

One comment on “Resiko Pada Proyek Teknologi Informasi

  1. Saya sangat setuju dengan apa yang disampaikan dalamkaitannya dengan pembangunan/pengembangan SI, karena terlihat dalam tulisan ini, keterlibatan pemilik bisnis proses sangat diutamakan sejak awal pengembanagn SI.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s